RSH Feedback
Die Problematik bei Dokumenten Management Systemen, die unternehmensweit eingesetzt werden, ist, dass das System häufig nur als Ablageort dient, anstatt als Informations- oder Wissensmanagementsystem genutzt wird. Die Qualität der Dokumente wird nur durch die Autoren selbst bestimmt, wie gut oder schlecht diese von anderen Mitabeitern bewertet werden oder wie sehr manches Dokument bei der Arbeit weitergeholfen hat oder auch nicht, bleibt offen. Richtiges Knowledge Management fordert Optimierung durch Bewertung.
Neue Funktion Rating
Das RSH Modul Feedback integriert in das Open Text Document Managemantein komplettes Ratingsystem zur Bewertung von Dokumenten.
Art und Gewichtung derBewertung
Der Administrator kann über die Konfigurations-Oberfläche beliebig viele Kriterien, die dazugehörigen Bewertungen und die jeweilige Gewichtung nach einem einfachen Punktesystem definieren und für das Unternehmen festlegen.
Berechtigungen
Mit der Berechtigung den Inhalt eines Dokumentes zu sehen, hat man auch die Berechtigung zum Rating. Über die Administration erfolgt die Aktivierung von öffentlichen Kommentaren und persönlichen Hinweisen an den Autor und deren Versand per E-Mail.
Aus Information wird Wissen
Jeder berechtigte Anwender kann mit RSH Feedback Dokumente beispielsweise nach Inhalt, Nutzen, optischer Aufbereitung, fachlicher Relevanz usw. bewerten.
Der tatsächliche Wert eines Dokumentes für die Anwender kann so gemessen und bei Bedarf verbessert werden. Die Qualität der Informationen steigt und unternehmensweites Wissensmanagement wird so erst möglich.
Kommentare und Hinweise
Neben der Beurteilung des Dokumentes kann der Anwender auch öffentliche Kommentare und persönliche Hinweise erfassen. Die öffentlichen Kommentare erscheinen neben der Gesamt- (z.B. Sterne) und Detailbewertung (z.B. Inhalt: gut; Optische Aufbereitung: weniger gut). Die persönlichen Hinweise, z.B. Anregungen für Verbesserungen, werden automatisch per E-Mail an den Autor versandt. Jede einzelne Bewertung wird zusammen mit Datum, Uhrzeit und dem Benutzernamen gespeichert.
Anzeige der Bewertungen
In jeder Listenansicht (Browse, SearchResults, etc.) werden mit leicht verständlichen Symbolen, (z.B. Sternen) die Gesamtbewertungen zu den einzelnen Dokumenten übersichtlich angezeigt. Wirklich „wertvolle“ Dokumente werden sofort identifiziert. Über die Funktion Rating können die ausführlichen Einzelbewertungen zu jedem Dokument eingesehen werden.
Mehrfachbewertung
Ein Dokument kann vom Anwender auch mehrfach bewertet werden, z.B. sobald eine neue Version aufgrund einer Überarbeitung des Dokumentes erzeugt worden ist.
Löschung von Bewertungen
Wenn der Administrator die Funktion „Löschen“ freigeschaltet hat, kann jeder Anwender seine eigenen Bewertungen auch wieder löschen.
Incentive System(Erweiterung)
Die Kombination des Open Text Document Managements mit dem RSH Feedback bildet die Basis für ein Incentive System. Im Rahmen von Customizing werden für die Bewertung den Mitarbeitern Punkte gutgeschrieben und je nacherreichter Punktzahl in einem bestimmten Zeitraum erhalten diese Mitarbeiter dann Prämien.